DERNEK GİDER VE HARCAMALARINDA USUL VE ESASLASLAR NELERDİR

DERNEK GİDER VE HARCAMALARINDA USUL VE ESASLASLAR NELERDİR. GİDERLERİN GÖSTERİLMESİ MAKBUZ KESİMİ VE İŞLETME DEFTERİNE KAYIT İŞLEMLERİ

Dernek giderleri; banka dekontu, fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeler ile yapılır. Yardım teslimlerinde AYNİ YARDIM TESLİM BELGESİ(tekli yada toplu) dernek makbuzu olarak kesilir.Yardım alan kişinin tc ad soyad telefon no malzeme adı ve tutarı yazılarak imzalatılır. Karşılıksız nakit para yardım ödemelerinde (sosyal nakdi yardım, burs vb.) ve harcamaları belgelendirmek amacıyla GİDER MAKBUZU kullanır. Bu belgeler kuruluşların muhasebe kayıtlarında yasal dayanak oluşturur.

 

a)Banka yoluyla yapılan yardım ödemelerinde (fatura kira vb..) bankadan direkt başka hesaba para olarak  gönderilmiş olduğundan Bunun için ayrıca bir belge sunmaya gerek yoktur çünkü banka dekontu veya extresinde tüm bilgiler mevcuttur. Bu işlem  İşletme defteri GİDER kısmına yine tarih dekont no açıklama ve tutar yazılarak kayıt edilir.

b) Banka yoluyla banka kart ile yapılan normal veya internet alış verişlerinde alınan ayni malzemelerde(gıda kartı) yardım yapılan teslim edilen kişinin Ad soyad tc ve telefon bilgileri  Ayni Yardım Teslim makbuzuna (tekli yada toplu) yazılarak imzalatılır ve teslim edilir. Alınan malzemenın faturası fişi mutlaka saklanır. Bu işlem  İşletme defteri GİDER kısmına yine tarih dekont no açıklama ve tutar yazılarak kayıt edilir.

c)İnternet Alış verişlerinde alınan ayni malzemelerde (ilaç,cihaz,ev aletleri, medikal malzemeler vb.) gönderimler kargo firmaları tarafından yardım yapılan kişinin adına ev adresine  teslim ediliyorsa alınan malzemenin e fatura yada normal faturası saklanır. Malzeme kişinin adına ve adresine imza karşılığında teslim edildiği için ayrıca makbuz düzenlemeye gerek yoktur. Çünkü banka dekontu veya extresinde tüm bilgiler mevcuttur. Aynı şekilde faturadada teslim alan ad soyad ve adres mevcuttur Bu işlem İşletme defteri GİDER kısmına yine tarih dekont no açıklama ve tutar yazılarak kayıt edilir.

d) Dernek hesabından çekilip elden nakit olarak yapılan yardımlarda yine para yardım yapılan teslim edilen kişinin Ad soyad tc ve telefon bilgileri  Gider makbuzuna sosyal nakdi yardım açıklamasıyla tutar yazılarak imzalatılır ve teslim edilir. Bu işlem  İşletme defteri GİDER kısmına yine tarih dekont no açıklama ve tutar yazılarak kayıt edilir.

e) Banka kart ile kişilere yapılan toplu alışverişlerde  Ayni Yardım Teslim makbuzuna (tekli) açıklama kısmına bütün malzemler yazılamayacağından alış veriş fiş numarası ve kişinin bilgileri yazılarak imza ile teslim edilir Alınan malzemenın faturası fişi mutlaka saklanır. Bu işlem  İşletme defteri GİDER kısmına yine tarih dekont no açıklama ve tutar yazılarak kayıt edilir.

f) Makbuz kesimleri; Yardım teslimlerinde AYNİ YARDIM TESLİM BELGESİ(Tekli yada Toplu) dernek makbuzu olarak kesilir.Yardım alan kişinin tc ad soyad telefon no malzeme adı ve tutarı yazılarak imzalatılır. Karşılıksız nakit para yardım ödemelerinde (sosyal nakdi yardım, burs vb.) ve harcamaları belgelendirmek amacıyla GİDER MAKBUZU kullanır. Bu belgeler kuruluşların muhasebe kayıtlarında yasal dayanak oluşturur.
 

Makbuzlar Ek-13, Ek-14 ve Ek-15’te gösterilen biçim ve ebatta, müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu elli asıl ve elli koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılacak form veya sürekli form şeklinde, dernekler tarafından bastırılır. Form veya sürekli form şeklinde bastırılacak belgelerin, belirtilen nitelikte olması zorunludur.
Bastırılan belgelerin adedi ile seri ve sıra numaralarının, onbeş gün içinde basımevleri tarafından mülki idare amirliğine bildirilmesi zorunludur. Bu bildirim Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden elektronik ortamda da yapılabilir.

Saklama süresi;

Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır. 

Makbuzların kaybolması;

Dernek makbuzlarından herhangi bir cildinin kaybolması durumunda Sulh Hukuk Mahkemesine müracaat edilerek zayi belgesi alınması gerekmektedir.

Zayi belgesi dilekçe örneği için tıklayınız.

Malzeme alış verişlerinde dernek vergi numarası ile fatura kestirmeye dikkat edilir Fatura olmadığı durumlarda kanıtlayıcı belge olarak alış veriş fişi sunulur

 

---